メールで言いにくい事を伝える言いまわし まとめ
言いにくい事を言っちゃう系
言いにくい事＝これ言ったら相手の気分を害するかなぁという時にワンクッション置くフレーズ。具体的には「そっちのミスなんですが」「マジ迷惑なんですけど」とか言いたい時に。文頭に置いてこちらの指摘を「責め(攻撃)」と露骨に捉えられないように、柔らかくして伝える。
基本的にはメールで怒っちゃだめだと思う。イライラしたり、明らかに自分に不利益が被る場合でも、とりあえずは素直に読んでもらえる体裁で文章を書いて、キチンと相手に伝わるように心掛ける。
自分も悪かった点はあるんで責めてるんじゃないですよ、と。
- こちらも注意しておけば良かったのですが…
- こちらもよく同じミスをしちゃうのですが…
言いたくないけど言わないと自分もマズい状況なんで
- 大変申し上げにくいのですが…
- お伝えするかどうか迷ったのですが…
- 一生懸命してくださってる○○さんにこんな事をお伝えするのは申し訳ないのですが…
- 実はこちらも○○の件は△△な状況で…
- こちらも大変困惑しておりますが…
相手の意見をまず理解してから
- お考えはよく分かるのですが…
- 確かに○○のケースでは大変有効だと思います。ただ、今回の場合は…
ほんとにわかってるのかどうか怪しい
- ご存じだと思いますが…
- 以前○○の案件でも使われていた△△と同じ××で大丈夫なのですが…
もうこっちで処理した方がいいんじゃね？どう思ってるの？
- 差支えなければ、こちらでもお手伝いをさせて頂きたいと思っております。
- お時間的に厳しい様であれば、こちらでも対応致しますので、ご遠慮なくお申し付けください。
- 何かこちらでもお手伝い出来る事があれば…
とにかくお願いします
- お願いばかりで申し訳ないのですが…
- お忙しい所恐縮ですが…
上にも書いたけど、基本的には怒ってる文面は避けるべきだと思う。今後の関係性だけでなく、自分っていう人間が誤解されると損だから。それでなくても顔を見て話すコミュニケーションと違って、メール文章って冷たく感じるし。イライラしてる時こそ深呼吸して丁寧に。感情に任せてガガガーと書いちゃだめ。それやっちゃうと結局後で自分が後悔する。(実体験)
催促系
やるやる言いながら全然相手からのアクションがない事が多々。放置されてるかなと思った時には早めに気分を害さない催促メール。単純に相手が忘れているだけの場合が多いと思うのだけれども、メールを送る事で状況を再認識してもらえれば…。
個人的な経験から言うと「お手すきの際に」「急ぎませんので」を入れて相手に余裕を持たせるとと更に遅れる。本気で急いでいる時は具体的な日時を文章に入れる方が良さそう。（「○月○日○曜日までにご返信を…」みたいな。）
心配しつつ
- 先日は○○の件、ありがとうございました。
△△につきましてはすぐにお送り頂けるとのことでしたが、未だこちらに届いておりません。
もしかして何か問題でもありましたでしょうか？ - 前回ご連絡頂いてからしばらく時間が空いてしまいましたが、何かありましたでしょうか？
都合の悪い事は機械のせい
- もしかしたら何らかのメールトラブルで届いていない可能性もあるかなと心配になり、確認のため連絡させて頂きました。すでにお送り頂いている様でしたら…
進捗状況の確認とともに
- ○○の件、△日にご提出頂けると伺っておりましたが、進捗状況はいかがでしょうか？
- ○○の処理はお済でしょうか？状況をお知らせ頂ければ助かります。
忘れてないよね？
- 恐れ入りますが、今一度ご確認をお願い致します。
- 念のため…
- このままだと○○になってしまう可能性もございますので
- 状況をお知らせ頂けますでしょうか。
- ○○の件の確認をさせて頂きたいのですが…
文末のダメ押し
伝えなくてはいけないことは必ず伝える。最後にはもう一度ダメ押しをする。ただ、やっぱり相手を責めるような事は書いちゃだめだと思う。なんていうか、相手の気持ちが動くような文章を書きたい。
期待してるぜ(期待してなくても期待していることにして)
- ご返信をお待ちしております。
- ○○の件、楽しみにしております。
- 頼りにしております。
具体的な日付を添える
- こちらの都合で恐縮ですが、○日までにご返信頂ければと存じます。
- ○日が期日となっておりますので、今日中にご返信頂ければ幸いです。
とにかく早よ
- 急かすようで申し訳ありませんが…
- ご多忙の所、申し訳ありませんが…
- ○○様のご事情もおありだと思いますが…
- 取り急ぎ、○○の件だけでも先にご返信頂ければ助かります。
ちょっと厳しめ
ちょっと厳しめな文章を書く時も、こっちの状況もわかるように書いた方が受け入れてもらいやすい(ような気がする)。
- 事情をご理解頂き、至急ご連絡頂けますよう宜しくお願い申し上げます。
- ○○に影響してまいりますので、早急にご対応のほど宜しくお願い致します。
- ○日の期日は延ばす事が出来ませんので … 何卒宜しくお願い致します。
よく使う文末
- ご遠慮なくおっしゃってください。
- 重ねてお願い申し上げます。
- ○○して頂きますよう、宜しくお願い致します。
- ○○して頂ければ幸いです。
- ○○して頂ければ助かります。
- ○○して頂ければ有難いです。
- ご理解とご協力のほどお願い申し上げます。